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    <li class="cat-item cat-item-5"><a href="https://www.itpk.jp/?cat=5" title="ITPKからのお知らせ記事です。">お知らせ</a> (3)
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    <li class="cat-item cat-item-28"><a href="https://www.itpk.jp/?cat=28" title="ITPK のメンバーが、どんなことを考えて仕事をしているのか、を知ってもらえれば幸いです。
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    <li class="cat-item cat-item-19"><a href="https://www.itpk.jp/?cat=19" >Tips</a> (26)
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    </li>
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    <li class="cat-item cat-item-4"><a href="https://www.itpk.jp/?cat=4" title="ご支援させていただいた一部のお客様の紹介記事です。">製作実績</a> (15)
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    Processed HTML:
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        [12] => <li class="cat-item cat-item-4"><a href="https://www.itpk.jp/?cat=4" title="ご支援させていただいた一部のお客様の紹介記事です。">製作実績</a> (15) </li>
        [13] => <li class="cat-item cat-item-34"><a href="https://www.itpk.jp/?cat=34" title="メールを活用した集客支援ツールです">集客支援ツール(KitCom)</a> (3) </li>
        [14] => <li class="cat-item cat-item-24"><a href="https://www.itpk.jp/?cat=24" >雑記</a> (45) </li>
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‘チーム作業’ タグが付けられた記事

「2010年は定時で帰ろう」シリーズの記事です。お時間がありましたら、関連記事も合わせてお読みください。

今回は「チーム内の情報共有ができていない」ために仕事の効率が悪くなっている状態と、改善するための取り組みについてです。

なんでもメールで送っていませんか?

電子メールは、今日では公私共になくてはならない情報伝達手段となりました。電子化された情報ならばたいていのものは送れます。

しかし、チーム内での情報共有という観点からは、いくつか問題点があります。

「最新の情報らしきもの?」がいくつもある

どれが最新?

どれが最新?

まず、「最新の情報らしきもの?」がいくつもできてしまう点です。

メールに返信したら、既に訂正メールが届いていた、という経験はありませんか?

「打ち合わせは明日の午前中でよろしいですか?」に返事を書いている最中に、「やっぱり、午後にしてください」と届いていたとか。

また、例えば5人に一斉送信して、5人全員が返信を返したら、それだけでもう最新情報が5件になってしまいます。

誰かが取りまとめようとしているうちに、さらに返信に対する返信が送られて・・・。こうなると、もう手が付けられません。

メールは相談とかディスカッションには向かないのです。

メールの山に埋もれてしまう

大事なメールはどれ?

大事なメールはどれ?

電子メールは送信先にアドレスを書くだけで、簡単に多くの人に送信できます。特に管理職は、進捗報告も兼ねて、なんでもかんでも送られがち。

そうでなくても、人によっては1日に何百通ものメールを受け取ります。

その中から、自分が対応するべき内容を探すのは、かなり大変なことです。

一般的に「情報は一元管理」したほうが効率的ですが、重要な情報が埋もれてしまうような一元管理は考えものです。

情報が分断される

口頭でもメールでもよくある事ですが、「細かい指示は後ほど出します」と言われることはありませんか?

また、作業を進めていく上で出てきた質問やそれに対する回答など、通常は作業に必要な情報は徐々に集まってきます。

それらの情報を全部揃えることで作業を遂行できるわけですが、口頭やメールでの指示では情報が何回かに分けて出されるのが普通です。

ところが、確認のためにこれらのメールを集めるだけでも、けっこうな手間がかかるのです。

メンバーが増えたときに・・・

メンバーが増えたり、引継ぎのときに、これまでの経緯を伝えるのも一仕事です。

「今までのメールを転送するから、読んでおいて」で済ますのも、渡される方にとってはとても非効率です。


Redmine で解決!

さて、Redmine の登場です。

これまで書いてきた、よく見られる問題点は、全て Redmine で解決できてしまうのです。

「フォーラム」でディスカッション

フォーラムで意見交換

フォーラムで意見交換

相談やディスカッションなど発言が交差しそうな時には「フォーラム」という機能が役立ちます。

これは簡単に言えば「電子掲示板」です。チームメンバーが書いたメッセージをチーム内で閲覧でき、それに対する返事を書くこともできます。

メッセージを書く場所が1個所なので、

決まった事柄は「Wiki」や「文書」に登録

ディスカッションで決まったことは、「Wiki」にまとめましょう。

「Wiki」という機能は、簡単な表記ルールで文章を書くことのできる機能です。

変更や追記も簡単なので、指示の追加や変更などがあっても安心です。書き換えたことはチーム全員に通知されるので、連絡漏れの心配もありません。

さらに、もっと体系的にまとめることができたら、「文書」という機能に登録するのもいいでしょう。この機能は「文書の保管庫」です。

検索機能

検索機能

複数の文書を登録できますし、検索機能があるので目的の情報を簡単に探すことができます。

新しく加わったメンバーも、ここの文章に目を通せば、これまでの経緯が体系的に把握できるのです。


まとめ

Redmine には、簡単に情報を「書く」「読む」「探す」仕組みが整っており、チーム内の情報共有に関する多くの問題点を解決できます。