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「2010年は定時で帰ろう」シリーズの記事です。お時間がありましたら、関連記事も合わせてお読みください。
今回は「チーム内の情報共有ができていない」ために仕事の効率が悪くなっている状態と、改善するための取り組みについてです。
なんでもメールで送っていませんか？
電子メールは、今日では公私共になくてはならない情報伝達手段となりました。電子化された情報ならばたいていのものは送れます。
しかし、チーム内での情報共有という観点からは、いくつか問題点があります。
「最新の情報らしきもの？」がいくつもある
どれが最新？
まず、「最新の情報らしきもの？」がいくつもできてしまう点です。
メールに返信したら、既に訂正メールが届いていた、という経験はありませんか？
「打ち合わせは明日の午前中でよろしいですか？」に返事を書いている最中に、「やっぱり、午後にしてください」と届いていたとか。
また、例えば5人に一斉送信して、5人全員が返信を返したら、それだけでもう最新情報が5件になってしまいます。
誰かが取りまとめようとしているうちに、さらに返信に対する返信が送られて・・・。こうなると、もう手が付けられません。
メールは相談とかディスカッションには向かないのです。
メールの山に埋もれてしまう
大事なメールはどれ？
電子メールは送信先にアドレスを書くだけで、簡単に多くの人に送信できます。特に管理職は、進捗報告も兼ねて、なんでもかんでも送られがち。
そうでなくても、人によっては1日に何百通ものメールを受け取ります。
その中から、自分が対応するべき内容を探すのは、かなり大変なことです。
一般的に「情報は一元管理」したほうが効率的ですが、重要な情報が埋もれてしまうような一元管理は考えものです。
情報が分断される
口頭でもメールでもよくある事ですが、「細かい指示は後ほど出します」と言われることはありませんか？
また、作業を進めていく上で出てきた質問やそれに対する回答など、通常は作業に必要な情報は徐々に集まってきます。
それらの情報を全部揃えることで作業を遂行できるわけですが、口頭やメールでの指示では情報が何回かに分けて出されるのが普通です。
ところが、確認のためにこれらのメールを集めるだけでも、けっこうな手間がかかるのです。
メンバーが増えたときに・・・
メンバーが増えたり、引継ぎのときに、これまでの経緯を伝えるのも一仕事です。
「今までのメールを転送するから、読んでおいて」で済ますのも、渡される方にとってはとても非効率です。
Redmine で解決！
さて、Redmine の登場です。
これまで書いてきた、よく見られる問題点は、全て Redmine で解決できてしまうのです。
「フォーラム」でディスカッション
フォーラムで意見交換
相談やディスカッションなど発言が交差しそうな時には「フォーラム」という機能が役立ちます。
これは簡単に言えば「電子掲示板」です。チームメンバーが書いたメッセージをチーム内で閲覧でき、それに対する返事を書くこともできます。
メッセージを書く場所が1個所なので、
決まった事柄は「Wiki」や「文書」に登録
ディスカッションで決まったことは、「Wiki」にまとめましょう。
「Wiki」という機能は、簡単な表記ルールで文章を書くことのできる機能です。
変更や追記も簡単なので、指示の追加や変更などがあっても安心です。書き換えたことはチーム全員に通知されるので、連絡漏れの心配もありません。
さらに、もっと体系的にまとめることができたら、「文書」という機能に登録するのもいいでしょう。この機能は「文書の保管庫」です。
検索機能
複数の文書を登録できますし、検索機能があるので目的の情報を簡単に探すことができます。
新しく加わったメンバーも、ここの文章に目を通せば、これまでの経緯が体系的に把握できるのです。
まとめ
Redmine には、簡単に情報を「書く」「読む」「探す」仕組みが整っており、チーム内の情報共有に関する多くの問題点を解決できます。
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