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見つからない資料は役に立たない

2010年01月16日 | Author: 天狗大臣

「2010年は定時で帰ろう」シリーズの記事です。お時間がありましたら、関連記事も合わせてお読みください。

今回は「資料があちこちにあって、探すのに時間がかかる」のをなんとかしよう、という話です。

半年ほど前の「ガイアの夜明け」で、”片付け士”が紹介されていました。

この中で興味深かったのが、仕事中に物を探している時間についての話です。なにせ半年前なので曖昧な記憶ですが、人は約12分の1の時間を「何かを探す」のにあてているそうです。

この数字、曖昧な記憶にしては、それなりに的を射ていると思いませんか。

例えばネット検索でこのページにたどり着いた方、目的の情報は得られたでしょうか？なかったとしたら、さらに探す時間が増えるわけです。

ネット検索は知りたいことを探すのだからまあ建設的ですが、うまく整理しておけば探さなくて済むものを探すのは時間の無駄ですね。

書類や在庫の整理はちょっと置いておいて、パソコンで作成した資料についてです。

パソコンで作成した資料は、たいてい”ファイル”という形で保存します。

人によって様々（まずここが問題）ですが、プロジェクト名のフォルダを作り、その中に「企画書」だとか「設計書」のような種類を表すフォルダを作り、…。としますね。多分。

そして、メールです。以前の記事にも書きましたが、何でもかんでもメールで送られてくる時代です。ほら、せっかくフォルダを上手に作っても、資料がファイルとメールに別れてしまいました。

「ファイル検索しても見つからない」と思ったら、メールに書いてあった、なんてことはありませんか？

フォルダ（またはディレクトリ）という仕組みは、とてもよくできた仕組みだとは思うのですが、「時間軸」という視点が欠けていると思います。

例えば、”企画書.doc” を修正したとき、そのまま上書き保存すれば、古いファイルは消えてしまいます。（弊社では、これを手軽に解決する Moody Blues という製品を提供しております）

古い状態も残したいと思ったら、古いファイルを”企画書_org.doc”という名前にでもしておくか、新しく保存する時に”企画書2.doc”とするなどです。

これを続けていくと、似たファイル名がたくさん並んでしまい、「本当はどれがオリジナルなのか」「いったいどれが最新版なのか」が分からなくなってしまいます。

「時間軸が欠けている」という意味が伝わったでしょうか？

さて、Redmine の登場です。

Redmine では、1つのプロジェクトごとに、1つのウェブサイトがあるようなイメージです。

そのウェブサイトの中には、進捗管理のページや、掲示板、ブログ、ファイル保管庫などの機能が入っています。

メールはもちろん使ってもかまいませんが、重要なメールはRedmineの掲示板にそのまま書き込んだり、文書として登録してしまってください。

作ったファイルはファイル保管庫に置くのもいいでしょう。

（登録するプロジェクトさえ間違えなければ）検索機能で即座に資料を探すことができるのです。

大雑把に言うと、フォルダに時間軸を持たせることができます。

普通に見ていれば、現在のファイルが見えます。

ところが、過去の好きな時点（リビジョンと言います）を指定すれば、（消してしまったファイルやフォルダも）その時の状態で見ることができてしまうのです。

だから、安心して古い資料は上書きしたり削除できるのです。

しかも、それぞれのリビジョンにはコメントを残せるので、「概要だけ作った」「一通り完成した」「社長の承認を得た」「顧客に提示した」「顧客の要望を取り入れた」…というように入れておけば、後から「最初に見せてもらった時のグラフだけちょうだい」なんて言われても、慌てずに済むのです。

よく「掃除とは捨てることだ」と言われますが、ファイルに関しても同じこと。不要なものは捨てた方が、必要なものを見つけやすいのです。

それでいて、Subversion があれば、捨てたファイルも取り戻せるんです。

資料を探すのには時間がかかります。

資料を見つけやすい状態に保つためには、労力が必要です。

Redmine や Subversion は、その労力を大幅に軽減してくれます。