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「2010年からは定時に帰ろう」の続きです。

今回は、「自分自身が何から手をつけたらいいのか分からない」という混乱した状態を解決する方法を紹介します。

仕事が大きい

仕事が大きい・・・

仕事が大きい・・・

「何から手をつければいいのか分からない」と思うような仕事は、まず「大きさが適切か」を考えてみましょう。適切な大きさは、作業者の経験によって変わってきます。

例えば、料理に慣れている人にとっては「夕食の準備をする」というのは、適切な大きさの仕事です。

でも、私のように料理に慣れていない人間にとっては、それこそ「何すればいいの?」となります。

私にとっては「ご飯を炊く」「味噌汁を作る」「魚を焼く」「サラダを作る」程度に細分化してもらえれば、なんとかなります。

私よりも料理に疎い人ならば、それぞれの作業をもっと細分化する必要があるでしょう。

とにかく細分化です。それを箇条書きで並べるのです。いわゆる「To Do リスト」ですね。

人間目の前にリストがあると、チェックしていきたくなるものです(そうでない人は、そこから意識改革を)。


仕事が多い

仕事が多い・・・

仕事が多い・・・

さて、細分化したら仕事が膨大な量になってしまうことも、少なからずあります。それこそ、何から手をつければいいのか分からなくなります。

でも、それぞれの仕事には、優先度だとか期間、或いは前後関係(例えば、大根を切る→味噌汁を煮る、など)があり、自然と作業の順番は限られてきます。



順番に片付ける

順番に片付ける

つまり結局は「To Do リスト」なのです。優先順位付きの「To Do リスト」を作ってしまえば、あとは上から順にやっていくだけです。


やると決めたら

元来、集中している状態は効率がいいものです。

逆の言い方をすれば、集中している状態の効率をさらに上げるのは難しいのです。

したがって、効率を上げるためには、集中できない時間を減らす必要があります。

ところで、緊急の割り込み作業が終わって元の作業に戻ったときに、「どこまで進んでたっけ」としばらく考えることはありませんか?考えている間は集中出来ていませんね。

割り込み作業の発生は不可抗力ですが、自分でコントロールできる範囲であれば、一度始めた作業はきりのいいところまでノンストップで進めるべきです。

そして、あれこれ他の作業を気にしながらの作業するのも、効率が悪い状態です。「To Do リスト」を作ったら、とにかく上から順に片付けるように心がけてみてください。

あれこれ気にするのは、リストを作る時(と見直す時)に済ませてしまうのです。

Redmine

さて、ここで紹介したいのが、Redmine というソフトウェアです。

これがいったい、何なのか?を一言で説明するのは、ちょっと難しいので、いろいろな問題(今回は「何から手をつけていいのか分からない」)を解決する手段として紹介します。

Redmine を使うと・・・

マイページ

マイページ

Redmine では、仕事は「チケット」という単位で扱います。

「マイページ」には、自分が担当しているチケット(=やるべき仕事)が一覧表示されます。ここには、自分が登録したものも、他の人が自分を指名して登録したもの(=頼まれた仕事)も含まれています。

チケットには優先度を設定でき、期間や予定工数、チケット同士の前後関係も設定できます。



ガントチャート

ガントチャート

これらを入力することで、ガントチャートを作成してくれますし、自分のTo Do リストも作ってくれます。

ガントチャートを見れば、「いつまでに何をするのか」と「今どれくらい進んでいるのか」が、視覚的に分かるのです。

ちなみに、赤い四角は予定よりも遅れていることを表していますので、このガントチャートを見れば「遅れている作業がある」と判断できるのです。


「仕事は全てチケット登録する」というルールにしてしまえば、チケットを片付けることに集中すれば仕事がみるみる片付いていくのです。

次回予告

次回は「チーム内で意思疎通ができていない」の対策です。

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